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1. OBIETTIVI. Le società Maguro S.p.A., Carisma S.p.A., Carisma Marketing S.r.l., Carisma Informatica S.r.l., Professional S.r.l., Carisma Engineering S.r.l., Carisma Designer S.r.l., Intercomind S.r.l., Apecs S.r.l., Fiae S.r.l., Carisma Veicoli S.r.l., Ics System S.r.l., I.H.S. - International Hardware & Software S.r.l., P.I.M.A. S.r.l., Unicom - Unione Commerciale S.r.l., Gestioni Immobiliari Carisma S.r.l., Carisma Leasing S.r.l., Carisma Factoring S.r.l., Carisma Finance S.p.A., Fidit - Fiduciaria Italiana S.r.l. e Carisma Express S.r.l. costituiscono un gruppo societario denominato Gruppo Carisma, un'organizzazione di imprese giuridicamente autonome che svolgono diverse attività in sinergia tra di esse e tutte orientate al medesimo fine:
La sede centrale del Gruppo Carisma è a Sant'Ilario d'Enza (RE) in via XXV Aprile 2. La sede operativa è adiacente alla sede centrale. 2. STRUTTURA SOCIETARIA. Le società del Gruppo Carisma svolgono le seguenti attività:
3. SISTEMA PRODUTTIVO. Il sistema produttivo è costituito da un insieme di rapporti tra le imprese del gruppo, produttori di materie prime, semilavorati, componenti ed imprese che svolgono le lavorazioni e le trasformazioni in beni finiti. Il processo produttivo si compie attraverso le seguenti fasi:- progettazione di beni unici o personalizzazione di beni esistenti;- acquisto di materie prime e componenti da consegnare a terzi per essere trasformati in beni finiti;- consegna dei beni da parte dei terzi mediante transfer order. 4. PROCESSO OPERATIVO. Il processo operativo del gruppo si realizza attraverso le seguenti fasi:
5. SISTEMA COMMERCIALE. Oggetto prevalente delle proposte commerciali del gruppo è l'offerta di beni e soprattutto macchinari ed impianti. Talvolta oggetto delle proposte possono essere servizi. Le imprese clienti compiono investimenti acquistando normalmente i beni in leasing oppure mediante finanziamenti a medio termine. L'acquisto dei beni comporta per tali imprese clienti costi certi in prospettiva di ricavi probabili e futuri. Le proposte commerciali del gruppo sono sempre accompagnate da un'operazione mediante la quale vengono riconosciuti proventi certi e contestuali ai costi sostenuti dalle imprese che compiono investimenti. 6. BENI. I beni offerti dalle società del gruppo possono essere:
Il prezzo, cioè il valore normale, dei predetti beni è quello massimo di mercato, perché subisce una concorrenza ridotta. Ciò consente di realizzare un utile industriale o utile di produzione, dato dalla differenza fra prezzo di vendita e somma dei costi di materie prime, componenti, semilavorati e lavorazioni, più elevato del normale. 7. SERVIZI. I servizi offerti dalle società del gruppo possono essere:
8. PROVENTI. L'elevato utile industriale consente di riconoscere all'impresa cliente, o chi per essa, proventi certi e contestuali ai costi sostenuti dalla stessa impresa che acquista i beni. I proventi possono anche essere superiori al costo effettivo dei beni, dato dalla differenza tra il prezzo di acquisto ed il risparmio fiscale derivante dalla deducibilità delle quote di ammortamento o dei canoni di leasing. 9. PROCEDURE. I proventi netti possono essere riconosciuti direttamente alle imprese clienti e/o ai loro soci e/o a chi per essi. Tali proventi possono essere costituiti da:
Le sopravvenienze attive imponibili sono diverse. Una delle forme più classiche sono le erogazioni liberali, che possono essere imputate nell'esercizio in cui sono state realizzate o in quote costanti per un massimo di cinque anni. Le sopravvenienze non imponibili possono essere le rinunzie di crediti dei soci. In questo caso, una società assume partecipazioni di minoranza nell'impresa cliente, poi in qualità di socio finanzia l'impresa, quindi rimette il debito, cioè rinunzia al suo credito. I sopraprezzi di emissione, non imponibili, derivano dalla sottoscrizione di nuove azioni o quote emesse dall'impresa cliente, sottoscritti e versati da terzi. Le plusvalenze da cessione di partecipazioni, imponibili con aliquota del 12,5%, derivano dalla differenza tra prezzi di vendita e prezzi di acquisto di partecipazioni compra-vendute dai soci delle imprese clienti. Le vendite imponibili derivano dalla cessione all'impresa di contratti di vendita pluriennale ad inizio di consegna differita. Le vendite non imponibili derivano dalla cessione di beni personali da parte delle persone fisiche partecipanti dell'impresa cliente. Le plusvalenze realizzate mediante cessione della qualità di associato non sono imponibili e possono essere riconosciute a persone fisiche ed a persone giuridiche. 10. STRUTTURA ORGANIZZATIVA. La struttura organizzativa fondamentale del gruppo è costituita dalle seguenti funzioni:
A ciascuna funzione fondamentale è assegnato un responsabile oltre agli addetti necessari a svolgere le fasi ad essa ricollegate. Il coordinamento è affidato ad un responsabile coordinamento struttura eun responsabile assistenza coordinamento struttura. L'organizzazione è affidata a un responsabile all'organizzazione, un responsabile potenziali collaboratori, un responsabile potenziali segnalatori, un responsabile potenziali clienti, un responsabile potenziali fornitori, un responsabile segnalatori, un responsabile collaboratori, un responsabile gestione telefono, un responsabile ricezione visitatori, un responsabile assistenza fiscale, un responsabile assistenza contrattuale, un responsabile amministrazione, un responsabile procedure, un responsabile fatturazione, un responsabile liquidazioni, un responsabile contabilità, un responsabile hardware, un responsabile software, un responsabile assistenza organizzazione. La promozione è affidata ad un responsabile promozione, un responsabile pubblicità, un responsabile incontri preliminari, un responsabile presentazione proposte condizionate, un responsabile presentazione proposte definitive, un responsabile verifica e perfezionamento accordi, un responsabile assistenza promozione. Le proposte sono affidate ad un responsabile rilevazioni aziendali, un responsabile analisi rilevazioni, un responsabile informazioni commerciali, un responsabile ideazione soluzioni, un responsabile allestimento proposte, 13 responsabili di area, 400 responsabili di zona, un responsabile assistenza proposte. La progettazione è affidata ad un responsabile progettazione, un responsabile visite aziendali, un responsabile progettazione nuovi beni, un responsabile personalizzazioni, un responsabile brevettazione, un responsabile assistenza progettazione. La produzione è affidata ad un responsabile produzione, un responsabile acquisti, un responsabile consegne, un responsabile collaudi, un responsabile assistenza produzione. L'assistenza finanziaria è affidata ad un responsabile finanziario, un responsabile leasing, un responsabile factoring, un responsabile finanziamenti medio termine, un responsabile assistenza finanziaria. Le caratteristiche di ogni collaboratore sono precisate in appositi profili allegati al regolamento. 11. FUNZIONI. Le funzioni dei collaboratori del Gruppo Carisma sono stabilite di comune accordo fra ciascun collaboratore ed i responsabili delle funzioni fondamentali o loro incaricati. 12. RAPPORTI CON I COLLABORATORI. Tutti i collaboratori fanno parte degli organi amministrativi delle società del gruppo entro sei mesi dall'inizio del rapporto di collaborazione. Fino a quando non è nominato consigliere di amministrazione, il collaboratore svolge la sua funzione mediante un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa che può durare per un massimo di sei mesi. Trascorso tale termine senza che il collaboratore sia stato nominato consigliere di amministrazione di una società del gruppo, il rapporto di collaborazione si intende tacitamente risolto. È espressamente escluso qualsiasi rapporto di lavoro subordinato tra i collaboratori e le società del gruppo. Il rapporto funzionale tra i collaboratori dipende dalle funzioni assegnate e non riveste in alcun modo caratteri di dipendenza. 13. UTILE DI RIFERIMENTO. I risultati economici sono determinati dalla differenza tra i ricavi provenienti da vendite e prestazioni di servizi verso l'esterno meno il costo dei beni e dei servizi prestati meno i proventi riconosciuti alle imprese clienti o chi per esse. Tale differenza è denominata utile di riferimento. L'utile di riferimento è unitario e complessivo. L'utile di riferimento unitario è determinato dal risultato ottenuto da ciascuna operazione conclusa e definitivamente liquidata. L'utile di riferimento complessivo è costituito dal totale degli utili unitari. Si distinguono utili di riferimento complessivo mensili ed annuali. 14. RAPPORTO ECONOMICO. I collaboratori del Gruppo Carisma hanno un rapporto economico fondato su tre livelli: un compenso per la funzione svolta, un compenso per le prestazioni effettive ed una partecipazione ai risultati. Il compenso per la funzione svolta è relativo alla responsabilità che assume il collaboratore rispetto ai risultati di gruppo. Tale compenso è determinato da una percentuale sull'utile di riferimento mensile. Esso viene liquidato entro il mese successivo a quello cui si riferisce. Il compenso per funzione relativo ai primi sei mesi di rapporto viene liquidato entro il settimo mese dall'inizio del rapporto stesso. Il compenso per le prestazioni effettive è relativo alla quantità e qualità delle azioni svolte ed è determinato in base a parametri prefissati. Esso costituisce un incentivo motivazionale e, soprattutto, un contributo che il gruppo riconosce anche in caso di assenza di risultati. Viene liquidato mensilmente entro la fine del mese successivo a quello cui si riferisce. La partecipazione ai risultati è determinata da una quota del risultato di gruppo, costituito dall'utile di riferimento mensile e da quello annuale. 15. PARAMETRI RAPPORTI ECONOMICI. I parametri relativi ai livelli dei rapporti economici sono fissati in base alle previsioni minime mensili ed annuali. I 400 responsabili di zona dovrebbero compiere almeno 4 incontri al giorno, complessivamente 80 al mese per 10 mesi, per un totale di 800 incontri all'anno. Per metà si tratta di incontri preliminari e per metà incontri per presentare proposte condizionate e proposte definitive. Si realizza un accordo per ogni dieci incontri preliminari, quindi 4 accordi al mese. Il valore medio di ogni accordo non è inferiore a 150 milioni di lire, per un totale di 600 milioni di lire al mese e 6 miliardi all'anno per ogni responsabile di zona, per un totale di 240 miliardi al mese e di 2.400 miliardi all'anno. L'utile di riferimento non è inferiore al 10% del valore dell'accordo, quindi sarà di almeno 60 milioni al mese e di 600 milioni all'anno per ogni responsabile di zona, per un totale di 24 miliardi al mese e di 240 miliardi all'anno. Il compenso relativo alle funzioni è fissato nella seguente misura, calcolata sull'utile di riferimento mensile. Coordinamento.
Organizzazione.
Promozione.
Proposte.
Progettazione.
Produzione.
Assistenza finanziaria.
La quota di partecipazione ai risultati è fissata nella seguente misura, calcolata sull'utile di riferimento complessivo (URC) o sull'utile di riferimento unitario (URU) relativo agli accordi perfezionati rispetto ai quali è stata compiuta la relativa funzione. Coordinamento.
Organizzazione.
Promozione.
Proposte.
Progettazione.
Produzione.
Assistenza finanziaria.
16. RIMBORSI SPESE. Le spese sostenute dai collaboratori per compiere le loro funzioni sono rimborsate secondo apposite condizioni espressamente contenute nella lettera di incarico relativa al rapporto di lavoro coordinato e continuativo e nel verbale di nomina quale componente di un organo amministrativo. 17. ASSICURAZIONI. Ad ogni consigliere di amministrazione viene assicurata una polizza previdenziale ed una polizza infortuni con premio a carico della società della quale è consigliere. Tali polizze prevedono massimali almeno pari a quelli previsti per i lavoratori dipendenti che svolgono funzioni similari. 18. RICERCA E SELEZIONE POTENZIALI COLLABORATORI. Con il gruppo operano collaboratori interni ed esterni. I collaboratori interni sono dedicati al coordinamento del processo operativo, alla ricerca e selezione di nuovi collaboratori interni ed esterni, all'avviamento dei rapporti con i nuovi collaboratori, alla promozione dei rapporti con potenziali segnalatori, alla selezione di potenziali clienti e fornitori, alla presentazione preliminare ai potenziali clienti, alla promozione degli incontri preliminari con i potenziali clienti, all'analisi delle rilevazioni aziendali, alla ideazione delle soluzioni, all'allestimento delle proposte di massima, alle visite tecniche presso le aziende, alla progettazione delle soluzioni definitive, all'allestimento delle soluzioni definitive, alla copertura finanziaria degli investimenti compiuti dalle imprese clienti, alla brevettazione dei beni progettati, all'acquisto ed alla produzione dei beni venduti, alla consegna e collaudo dei beni, al perfezionamento delle procedure relative ai ricavi, alla conclusione e liquidazione delle operazioni ed alla loro contabilizzazione, all'assistenza dei collaboratori interni ed esterni. Tutti i collaboratori sono definiti anche partecipanti. I contatti con potenziali collaboratori derivano da mailing, inserzioni pubblicitarie, e-mail, segnalazioni e rapporti personali. Tutti i potenziali collaboratori devono compilare e sottoscrivere un profilo autobiografico, che contiene una clausola di reciproca riservatezza. La selezione dei potenziali collaboratori viene svolta dai responsabili all'organizzazione interna od esterna, sentiti i responsabili delle funzioni fondamentali interessati alle mansioni dei nuovi collaboratori. Ai collaboratori esclusi viene inviata una lettera, sottoscritta dal responsabile all'organizzazione o da un suo incaricato, con la quale si comunica di soprassedere momentaneamente all'avviamento del rapporto. I collaboratori selezionati sono invitati ad un colloquio personale presso la sede, mediante lettera alla quale vengono allegati il presente regolamento ed una bozza di rapporto di collaborazione. Il colloquio viene tenuto dal responsabile all'organizzazione interna od esterna o da un suo incaricato. Nel corso di tale incontro viene data risposta ad eventuali quesiti sul funzionamento della struttura organizzativa del gruppo e vengono definite le funzioni che il nuovo collaboratore dovrà svolgere, precisando il relativo trattamento economico. Il potenziale collaboratore interessato sottoscrive una proposta di collaborazione o si riserva di farlo entro dieci giorni consecutivi dalla data del colloquio. La proposta di collaborazione viene accolta mediante lettera d'incarico sottoscritta dal responsabile all'organizzazione, contenente lo stesso testo della proposta, da spedire per raccomandata entro sette giorni dalla data in cui è pervenuta la proposta stessa. In caso contrario, l'originale della proposta di collaborazione deve essere rispedita al potenziale collaboratore. Al nuovo partecipante per funzioni interne viene assegnato un posto di lavoro presso la sede. Al nuovo partecipante per funzioni esterne viene assegnata una zona o un settore di promozione. 19. RAPPORTI CON NUOVI COLLABORATORI. Ai nuovi partecipanti viene consegnato l'elenco dei collaboratori ai quali si possono rivolgere per ricevere chiarimenti sull'attività da svolgere e tutta la documentazione necessaria per iniziare lo svolgimento della propria funzione. Essi possono essere assistiti o affiancati da collaboratori in funzione da maggior tempo, informandone il responsabile della funzione nel cui ambito opera. 20. RICERCA E SELEZIONE POTENZIALI SEGNALATORI. La maggioranza degli accordi conclusi con clienti deriva da segnalazioni. Possono essere segnalatori professionisti, consulenti, clienti e fornitori acquisiti, agenti ed altre persone che hanno rapporti con gli imprenditori. La ricerca dei potenziali segnalatori viene condotta utilizzando tutti gli elenchi, albi, informazioni disponibili o per conoscenza personale. I potenziali segnalatori vengono contattati per lettera, fax, e-mail o per telefono, sia dagli incaricati della sede sia dai partecipanti esterni. Il rapporto di collaborazione con un segnalatore trae origine da almeno una segnalazione andata a buona fine. Esso viene formalizzato mediante una proposta di collaborazione sottoscritta dal segnalatore ed accettata con una lettera di identico testo sottoscritta dal responsabile alla promozione o da un suo incaricato. 21. RAPPORTI CON POTENZIALI SEGNALATORI. I rapporti con i potenziali segnalatori sono tenuti da un responsabile o da suoi incaricati, mediante un processo di reciproca sinergia. La segnalazione di opportunità a favore dei segnalatori è a titolo gratuito. Il rapporto economico con i segnalatori è costituito da una percentuale sul valore dell'operazione realizzata in seguito alla segnalazione e viene versato, nei modi concordati con il segnalatore, entro il mese successivo a quello in cui l'operazione è liquidata. 22. SELEZIONE POTENZIALI CLIENTI FORNITORI. Sono potenziali clienti del gruppo le imprese che producono un reddito fiscale di almeno cento milioni di lire all'anno o una differenza media tra vendite ed acquisti di almeno cinquanta milioni di lire al mese. Sono potenziali fornitori del gruppo le imprese che producono o trasformano materie prime, semilavorati, componenti o prodotti finiti necessari a realizzare le operazioni concluse dal gruppo con le imprese clienti. 23. PRESENTAZIONE PRELIMINARE A POTENZIALI CLIENTI. Le iniziative del gruppo vengono presentate anche direttamente ai potenziali clienti, tramite lettera, fax, e-mail o per telefono. I riscontri sono gestiti dai collaboratori esterni, su segnalazione degli addetti della sede centrale. 24. INCONTRI PRELIMINARI CON POTENZIALI CLIENTI. L'incontro preliminare con i potenziali clienti viene fissato e tenuto dal responsabile di zona, alla presenza dell'eventuale segnalatore. Il responsabile di zona può essere accompagnato dal responsabile della relativa area o da altri responsabili della sede. Nel corso dell'incontro preliminare vengono illustrate le procedure del gruppo ed i loro effetti. Infine, viene sottoposta all'interlocutore un'ipotesi di collaborazione che prevede la redazione di una rilevazione aziendale e la consegna dei documenti indicati come allegato alla stessa, con la precisazione che nulla sarà dovuto ad alcun titolo dall'interlocutore. Il responsabile incontri preliminari può essere contattato anche nel corso dell'incontro per eventuali chiarimenti. 25. RILEVAZIONE DELLE SITUAZIONI AZIENDALI DEI POTENZIALI CLIENTI. La rilevazione aziendale può essere compilata dall'interlocutore o da suoi incaricati, oppure direttamente dal responsabile di zona, il quale può anche ricevere direttamente la documentazione da allegare alla rilevazione. La rilevazione aziendale ed i relativi documenti possono essere inviati direttamente o prelevati dal responsabile di zona che provvede ad inviarli alla sede centrale. 26. ANALISI DELLE RILEVAZIONI AZIENDALI. Il responsabile rilevazioni aziendali prende visione delle rilevazioni e dei documenti ricevuti. Assegna i dati di bilancio al responsabile analisi rilevazioni. Chiede un rapporto informativo al responsabile informazioni commerciali. Consegna i risultati dell'analisi e delle informazioni, insieme agli altri documenti, al responsabile ideazione soluzioni. 27. IDEAZIONE SOLUZIONI. Dai risultati dell'analisi aziendale è sempre possibile riconoscere possibilità di miglioramento dell'azienda interessata. Il responsabile ideazione soluzioni individua le soluzioni più efficaci, consultandosi eventualmente con altri responsabili della sede, con il responsabile di zona, con l'eventuale segnalatore e con l'interlocutore interessato. Le soluzioni vengono fatte valutare anche dai responsabili assistenza fiscale e contrattuale. Definite le soluzioni, la documentazione viene consegnata al responsabile allestimento proposte di massima. 28. ALLESTIMENTO PROPOSTE DI MASSIMA. La proposta di massima, o proposta condizionata, espone sinteticamente la soluzione definita ed i suoi effetti. La sua validità è sempre sottoposta alla condizione che i beni ed i servizi siano graditi all'impresa cliente e che l'operazione venga finanziata. Le proposte di massima vengono sottoscritte dal responsabile allestimento proposte e dal responsabile presentazione proposte condizionate. 29. PRESENTAZIONE PROPOSTE CONDIZIONATE. La presentazione della proposta condizionata all'interlocutore avviene secondo le modalità indicate dal responsabile di zona. Trascorso inutilmente il termine indicato nella stessa proposta condizionata, il responsabile presentazione proposte condizionate verifica i motivi, contattando il responsabile di zona, l'eventuale segnalatore ed il destinatario della proposta, affrontando le cause del mancato riscontro. 30. VISITA TECNICA PRESSO LE AZIENDE. Ottenuta la sottoscrizione della proposta di massima, può rendersi necessario un sopraluogo presso l'impresa cliente per individuare beni e servizi che possono essere oggetto della proposta definitiva. La visita tecnica viene compiuta dal responsabile per questa funzione o da suoi incaricati e l'esito della visita viene consegnato al responsabile progettazioni. 31. PROGETTAZIONE SOLUZIONI DEFINITIVE. Il responsabile progettazioni assegna la documentazione tecnica ad uno dei responsabili per questa funzione o a loro incaricati. Il progetto definitivo viene allegato alla proposta. 32. ALLESTIMENTO PROPOSTE DEFINITIVE. La proposta definitiva deve contenere il prezzo di vendita di beni o di prestazione di servizi, il provento a favore dell'impresa cliente o chi per essa e la procedura prescelta per riconoscere tale provento. Viene sottoscritta dal responsabile allestimento proposte e dal responsabile presentazione proposte definitive. 33. PRESENTAZIONE PROPOSTE DEFINITIVE. Le proposte definitive hanno validità di quindici giorni e vengono inoltrate secondo le indicazioni del responsabile di zona, che provvede alla presentazione ed alla raccolta della sottoscrizione della sottoscrizione dell'interlocutore. Nel corso dell'incontro di presentazione della proposta definitiva, il responsabile di zona può chiedere l'intervento telefonico del responsabile presentazione proposte definitive. 34. CONCLUSIONE ACCORDI CON CLIENTE. Se l'accordo non viene sottoscritto nel corso dell'incontro di presentazione della proposta definitiva, il responsabile presentazione proposte definitive, prima che sia trascorso il termine di validità della proposta, si informa sulle intenzioni dell'interlocutore, contattando il responsabile di zona, l'eventuale segnalatore o lo stesso interlocutore o suoi incaricati. L'accordo deve pervenire rapidamente in sede e viene verificato dal responsabile verifica e perfezionamento accordi. Una copia dell'accordo definitivo viene consegnato al responsabile assistenza finanziaria, una copia viene consegnata al responsabile produzione. 35. COPERTURA FINANZIARIA INVESTIMENTI. Il responsabile assistenza finanziaria verifica il modo di copertura finanziaria richiesta dall'impresa cliente e fa istruire la pratica di finanziamento al responsabile leasing o factoring o medio termine. Se la pratica di finanziamento viene svolta direttamente dall'impresa cliente o da suoi incaricati, il responsabile finanziario verifica l'andamento dell'istruttoria contattando le persone che seguono la pratica. Fino a quando non risulterà certo l'assenso di copertura finanziaria l'accordo l'evasione dell'accordo resta sospeso. Nel frattempo, tuttavia, il responsabile produzione potrà attivare i rapporti necessari all'adempimento dell'accordo. Ricevuto l'assenso di copertura finanziaria, il responsabile assistenza finanziaria ne informa il responsabile progettazione ed il responsabile produzione. 36. BREVETTAZIONE BENI PROGETTATI. Avuto l'assenso di copertura finanziaria, i beni oggetto di nuova progettazione vengono brevettati. Il responsabile brevettazione provvede ad impostare la relativa procedura e ad inoltrare la domanda di brevetto. 37. ACQUISTO E PRODUZIONE BENI. Quando l'adempimento dell'accordo prevede la fornitura di un bene, al responsabile produzione, con i responsabili acquisti, consegne e collaudi è affidata la fornitura dei beni. 38. CONSEGNA E COLLAUDO BENI. La consegna dei beni avviene normalmente in conto visione, per consentire una rapida definizione degli aspetti contrattuali ricollegati alla copertura finanziaria. 39. PRESTAZIONE SERVIZI. Quando l'adempimento dell'accordo prevede la prestazione di un servizio, i responsabili ideazione soluzioni ed allestimento proposte si occupano dell'evasione, attraverso la struttura interna o mediante rapporti con terzi. 40. PERFEZIONAMENTO PROCEDURE RICAVI. L'accordo prevede il riconoscimento di proventi a favore dell'impresa cliente o chi per essa. Al responsabile procedure è affidato il compito di perfezionare la documentazione e gli accordi relativi al riconoscimento di tali proventi, in collaborazione con i responsabili assistenza fiscale e contrattuale e con l'accordo del responsabile amministrazione. 41. CONCLUSIONE E LIQUIDAZIONE OPERAZIONI. L'operazione si considera giunta a buona fine quando è liquidata. Al responsabile fatturazione è affidata la funzione di formalizzare la fatturazione e tutta la relativa documentazione. Al responsabile liquidazioni è affidata la funzione di seguire le riscossioni ed i pagamenti. 42. CONTABILIZZAZIONE OPERAZIONI. L'operazione conclusa ed i relativi rapporti intragruppo formalizzati in base ad apposito schema vengono immediatamente contabilizzati dal responsabile contabilità, al quale dovranno pervenire tutti i documenti necessari. La contabilizzazione dell'operazione comporta l'assegnazione delle quote di riparto relative ai compensi per funzione ed alla partecipazione ai risultati in relazione all'utile di riferimento. 43. LIQUIDAZIONE DEI COMPENSI. E’ affidata al responsabile amministrazione o suoi incaricati. I pagamenti possono essere effettuati mediante assegno spedito al collaboratore o mediante bonifico. 44. LOGISTICA. Presso la sede operativa possono svolgere le loro mansioni 56 collaboratori, 50 al piano terra e sei al primo piano. L'ingresso è da via Marconi. La struttura organizzativa di base prevede la presenza di 50 collaboratori presso la sede e di 413 collaboratori esterni. È assolutamente vietato l'ingresso nella sede operativa a persone estranee, anche se si tratta di amici o parenti dei collaboratori ed anche se da questi accompagnati. I visitatori saranno ricevuti presso la sede centrale, con ingresso da via Emilia Ovest. In caso di utilizzo del salone posto al primo piano della sede operativa, le porte degli uffici operativi dovranno restare chiuse. Le auto dei collaboratori della sede operativa devono essere parcheggiate nel cortile interno della stessa sede operativa o, in caso di bisogno, nel parcheggio della sede centrale. In nessun caso è consentito parcheggiare auto fuori dai parcheggi. Per evitare inutili costi e per comodità, presso la sede operativa verranno allestiti i pasti di colazione. 45. GESTIONE SISTEMA INFORMATIVO. Ogni collaboratore avrà in dotazione un elaboratore collegato in rete all'interno e via modem con l'esterno. Ai responsabili hardware e software è assegnata la funzione di allestire apparati e programmi idonei a garantire il perfetto funzionamento e la massima efficienza del sistema informativo, nel quale vanno registrati tutti i rapporti interni ed esterni relativi alle funzioni svolte dai collaboratori. I programmi devono consentire di conoscere in qualsiasi momento lo stato delle fasi del processo operativo, soggetto per soggetto, operazione per operazione, rapporto per rapporto. 46. GESTIONE AUTO. Ad alcuni collaboratori viene assegnata un'auto in comodato gratuito per lo svolgimento delle proprie funzioni. L'auto in comodato deve essere tenuta sempre in perfetta efficienza, pulita, servendosi dei soggetti indicati dal responsabile all'organizzazione. 47. GESTIONE TELEFONO. Il gruppo dispone di un centralino telefonico con una linea esterna ISDN dedicata per ogni collaboratore e di 20 flussi da 30 linee ISDN, da portare a 107 flussi da 30 linee, per le attività di telemarketing e telefax automatici. Il centralino è posto all'ingresso della sede centrale ed è collegato con ogni posto di lavoro della sede centrale e della sede operativa. Ogni posto di lavoro è dotato di un apparecchio telefax. Il centralino registra i dati sul traffico delle telefonate fatte e ricevute da ogni apparecchio. Alle chiamate dirette ad un numero dedicato si può rispondere da qualsiasi apparecchio. Le telefonate provenienti dall'esterno che giungono al centralino vengono trasferite immediatamente al collaboratore richiesto. È vietato farsi chiamare un numero esterno dal centralino. 48. CELLULARI. Ad ogni collaboratore viene assegnato un cellulare in comodato gratuito. Tale cellulare deve essere utilizzato esclusivamente per svolgere le funzioni assegnate e deve restare sempre acceso. I dati sul traffico delle telefonate ricevute e fatte per ogni cellulare sono registrate. 49. RICEZIONE VISITATORI. I visitatori vengono ricevuti esclusivamente nella sede centrale. Il responsabile ricezione accompagna i visitatori in una delle apposite sale (attesa, incontri, contratti, riunioni) del piano terra ed avvisa il collaboratore richiesto. È opportuno comunicare alla ricezione le visite attese, precisando il nome del visitatore. Per motivi di sicurezza, è assolutamente vietato aprire il cancello della sede centrale a visitatori sconosciuti senza aver prima accertato il motivo della visita con la persona richiesta. In pratica, il cancello d'ingresso può essere aperto soltanto a visitatori conosciuti dal responsabile ricezione, a visitatori la cui attesa è stata preavvisata ed a visitatori identificati da un collaboratore. Nel caso eccezionale in cui entrasse dal cancello senza essere stato identificato, il visitatore deve essere accolto all'esterno dell'ingresso della sede e fatto entrare soltanto dopo che sia stato identificato. Il responsabile visitatori deve assolvere ai doveri di buona ospitalità, indicando il bagno, portando caffè o altro da bere e porgendo al visitatore qualcosa da leggere (riviste, quotidiani o depliants interni. Non è ammesso lo stazionamento di visitatori nella sala ricezione e della centralina telefonica. In assenza di particolari motivi, nessun visitatore può accedere ai piani superiori o inferiore della sede. 50. RISERVATEZZA. I collaboratori sono tenuti alla massima riservatezza verso l'esterno e si asterranno da qualsiasi commento sui rapporti ed i comportamenti dei colleghi con altri colleghi. Le considerazioni ed i giudizi personali devono essere rivolti direttamente all'interessato, in modo riservato. 51. COLLEGIALITA'. Le riflessioni sul funzionamento della struttura e sui rapporti esterni vengono svolte collegialmente, anche per conseguire la massima circolazione delle idee e delle esperienze tra i collaboratori. Le decisioni collegiali devono constare da verbale sottoscritto dai partecipanti. 52. RICHIAMI E RIMOZIONE. In caso di inottemperanza agli impegni assunti, ogni collaboratore viene richiamato per una volta. Se il comportamento non si modifica, il collaboratore viene rimosso dall'incarico e sostituito, salva la possibilità di riprendere le proprie funzioni o concordarne una nuova. 53. SINERGIE. La comunicazione interna deve consentire di attivare la massima sinergia reciproca tra le funzioni, in modo da massimizzare qualitativamente e quantitativamente i risultati. |